S1: Programas con el nivel de destreza requerido
Asignar el trabajo al número de personas requeridas, el nivel exacto de destreza requerida, las horas necesarias según el nivel de destreza y la duración del trabajo pactada (información entregada por el planner).
- Se requiere saber las especialidades y cantidad de trabajadores ( soldador, pintor, mecánico o tornero, y cuántos).
- El nivel mínimo de destreza requerido. Por ejemplo: se necesitan dos personas para un PM de rutina, se programa un maestro y un ayudante ( no dos mecánicos).
- Si un equipo demora en hacer un trabajo 10 horas, podemos asignar otros equipos para aprovechar la parada de máquina en hacer trabajos pendientes.
- El grupo de operaciones necesita saber el tiempo que el equipo estará no disponible para producción.
S2: Programar en base a prioridades
Respetar los programas semanales y diarios tanto como sea posible, las nuevas ordenes de trabajo deben evitar interrumpir indebidamente estos programas.
- El que origina o genera una orden de trabajo, selecciona una prioridad para dicho trabajo, basada en directrices establecidas . Esta prioridad podría ser revisada y ajustada por el supervisor, un coordinador de operaciones y/o los planners en la reunión diaria de jefaturas y gerencias.
- La prioridad debe reflejar el nivel de importancia del trabajo para el logro de los objetivos de la empresa además de su importancia relativa a otros trabajos pendientes (coherencia).
- Las prioridades y los programas son importantes: no pueden ser ignorados o asumidos. Así se asegura que los trabajos correctos sean programados como metas para cada semana y en cantidad suficiente.
- Una fuente común de ineficiencia son las interrupciones de trabajos cuando surgen trabajos urgentes. Pero un trabajo urgente que no es una emergencia, por lo tanto debe ser tratado como el trabajo siguiente y no interrumpir un trabajo en ejecución.
- Un trabajo no urgente deberá esperar y ser programado.
- Un trabajos programado que se pospone perjudica la movilización previa de herramientas, partes, etc., que se acumulan por las demoras provocadas por las interrupciones.
S3: Programar maximizando el valor agregado
El programador desarrolla un programa semanal considerando: todos los equipos de trabajo disponibles, las horas disponibles, especialidades, destrezas máximas de los equipos, las prioridades de trabajo y los planes de trabajo. Considera también los trabajos múltiples en una misma máquina o sistema, además de los trabajos proactivos y reactivos programables.
- El objetivo es maximizar la atención de los trabajos según prioridades aprovechando las máximas capacidades de los equipos de trabajo. Considera todo el trabajo pendiente incluyendo el trabajo proactivo.
- El programador no asigna ordenes de trabajo a equipos específicos, sí propone horas o días en que el trabajo de debe comenzar o terminar. Especifica claramente una lista o paquete de ordenes de trabajo por cumplir.
- Una semana es un horizonte de tiempo adecuado para establecer la carga de trabajo de mantenimiento, dar tiempo para movilizar recursos y tener flexibilidad para atender nuevos trabajos urgentes.
- Recuerde que las estimaciones de tiempo son eso: estimaciones. El objetivo de la programación es lograr más trabajo ejecutado, reduciendo las demoras.
S4: Programar para cada hora de trabajo disponible
El programa semanal asigna trabajo para cada hora de trabajo disponible. Admite emergencias y trabajos de alta prioridad reactivos. Se prefiere completar el trabajo de alta prioridad subutilizando niveles de destreza disponibles, antes que completar trabajo de baja prioridad.
- La asignación de trabajo debe estimarse sobre las horas disponibles: ni más ni menos.
- El cumplimiento sólo debe visualizarse considerando las horas disponibles y las asignadas (las horas de ejecución ya se consumieron).
- Las emergencias deben manejarse sólo considerando prioridades y capacidad de atención de la emergencia.
- Si tenemos disponibles maestros y tenemos un trabajo de alta prioridad para ayudantes, debemos usar los maestros como ayudantes.
S5: El líder del grupo maneja el trabajo del día
El supervisor del grupo desarrolla un programa diario con anticipación de un día, utilizando como guía, el avance logrado, el programa semanal y los trabajos reactivos de alta prioridad. cuadra las destrezas del personal con las tareas.
- Maneja el trabajo y los problemas del día en curso, hasta el extremo de reprogramar el grupo entero por emergencias. Coordina directamente los recursos y permisos necesarios.
- Diariamente el supervisor de grupo asigna el trabajo para el día siguiente a cada técnico.
- Si el turno tiene 10 horas, los técnicos recibirán asignaciones que totalicen esas 10 horas.
- Durante el día, los supervisores están en el campo evaluando el avance del trabajo. Si demora más se programara para el turno siguiente y si demora menos se asignara trabajo adicional.
- Los trabajos urgentes que surgen durante la semana son evaluados por planeamiento y se asignan conforme se van terminando los trabajos en curso.
- Los trabajos de emergencia pueden interrumpir los trabajos en curso. Normalmente se avisa a planeamiento pero la determinación queda a su cargo.
S6: Medición de performance índice de cumplimiento del programa
- El tiempo de trabajo productivo ó utilización de la mano de obra, es la medida primaria de la eficiencia de la fuerza de trabajo y de la efectividad del planeamiento y la programación.
- El trabajo cuando es planeado antes de ser asignado, reduce demoras innecesarias durante el trabajo y el trabajo programado reduce las demoras entre trabajos.
- El índice de cumplimiento de programa es la medida de cuánto se ajusta el trabajo realizado al programa semanal. Este índice toma en cuenta los trabajos que se inician sobre los que se programan independientemente si se finalizan.
- Un supervisor puede explicar un índice bajo de cumplimiento comentando sobre otros trabajos reactivos que lo han interrumpido. Si hay un bajo Índice de cumplimiento sin la presencia de interrupciones, puede ser síntoma de problemas (almacenes, capacitación, herramientas… se debe identificar y mejorar la situación).
- Los Índices no deben ser vistos como una herramienta de diagnostico para identificar desperdicios.
Referencias: Alberto Mora Gutiérres (Mantenimiento Planeación, ejecución y control